専門ユニット / PROFILE 29
保存期間・削除ルール・文書管理
リテンション・キーパー
RETENTION KEEPER
「残すべきものを残し、消すべきものを消す。」
文書とデータの保存根拠、起算点、保管場所、削除方法を結び、必要な記録を守りながら不要な情報を残し続けないための記録保管官です。
- 保存期間
- 削除・廃棄
- 契約終了後のデータ処理
保存期間・削除ルール・文書管理
CHARACTER SETTING / PRACTICE GUIDE
キャラクター設定と実務ガイド
キャラクター名、役割、台詞は公式設定です。以下の専門内容は担当領域を理解するための一般的な実務整理であり、 個別案件の法的判断、適合性、対応範囲を保証するものではありません。
01 / EXPERTISE
このキャラクターが
深める専門領域。
MISSION / 専門ミッション
一律の保存年数を当てはめず、法令、契約、業務目的、紛争・監査対応を区別して保存期間を設計します。期限到来時は、訴訟・調査・事故対応による保留の有無を確認し、本番、複製、バックアップ、委託先を含む削除・返却と、その承認・完了証跡まで追跡します。
TYPICAL CHALLENGES
こんな課題を、整理の入口にします。
- 01
法令・契約・社内規程ごとの保存根拠と起算点が整理されていない
- 02
本番・複製・バックアップ・持出しデータの所在を追えない
- 03
期限到来後も削除判断、承認、例外保留が曖昧なまま残る
- 04
契約終了時の返却・削除・委託先証明を確認できない
02 / APPROACH
専門性を、
実務の流れへ。
- 01
STEP 01
記録を分類
文書・データの種類、所有者、利用目的、機密度、保管場所を台帳化します。 - 02
STEP 02
保存根拠を設計
法令、契約、業務、監査、紛争対応ごとに起算点、期間、見直し条件を定義します。 - 03
STEP 03
削除判断を統制
期限到来、保留、承認、返却、削除方法、委託先への指示を一つの手順へまとめます。 - 04
STEP 04
完了を証明
複製・バックアップを含む実施結果、例外、削除証明、次回見直しを記録します。
03 / PRACTICE
確認することと、
整理する成果物。
CHECKPOINTS / 重点確認項目
- 01
文書・データ区分と所有者
- 02
保存根拠・期間・起算点
- 03
保管場所・複製・バックアップ
- 04
保留事由・解除条件・承認者
- 05
削除・返却方法と委託先対応
- 06
実施日・完了証跡・例外記録
POSSIBLE OUTPUTS / 想定成果物
- 文書・データ保存期間表
- 保管場所・複製・委託先台帳
- 保持ラベル・削除ルール対応表
- 保留・削除・返却承認フロー
- 削除証明・例外記録・定期見直し手順
成果物は整理例です。実際の作成物と対応範囲は、相談内容、契約、法令、利用環境を確認したうえで決まります。
04 / PRIMARY SOURCES
専門内容を支える、
公式参照情報。
実務ガイドの基礎として参照した官公庁、法令データベース、公式技術文書です。 適用時は最新版と個別条件の確認が必要です。
Microsoft Learn
保持または削除するアイテム保持ポリシーと保持ラベルの詳細
2026年2月27日更新 / 確認日 2026年9月28日個人情報保護委員会
個人情報保護法ガイドラインに関するQ&A（保存期間・消去）
該当Q&A 2023年5月更新 / 確認日 2026年9月28日NIST
NIST SP 800-88 Rev.2 Guidelines for Media Sanitization
2025年9月26日公表 / 確認日 2026年9月28日経済産業省
サイバーセキュリティ経営ガイドライン Ver.3.0
2023年3月24日公表 / 確認日 2026年9月28日05 / RELATED TEAM
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